Einfach kommunizieren

Mit intelligenten PDF-Lösungen für Unternehmen.
Archivierbar. Papierlos. Interaktiv. Barrierefrei. Signierfähig.

PDF im Unternehmen

Babylonisches Durcheinander

Die Anforderungen an dokumentbasierte Prozesse können für Unternehmen eine hohe Hürde sein.
Vertrieb, Personalabteilung, Einkaufsbereich, interne Kommunikation!
Alle nutzen dezentrale und individuelle Mittel für tägliche gemeinsame Unternehmensabläufe.
Worddokumente, handschriftliche Zettel, teuer eingekaufte Software führen zu einem babylonischen Durcheinander.
Nichts passt! Die Kommunikation ist unklar. Und am Ende wird alles ausgedruckt. Papierlos sieht anders aus.

Typo Art liefert Ihnen funktionierende Lösungen!

Mit intelligenten PDF-Dokumenten behalten Sie die Kontrolle über Bearbeitung, Kennzeichnung und Abstimmung.
Das PDF-Format ähnelt einem Schweizer Messer: Handlich, vielfältig, leicht zu nutzen.
Durch automatisierte Arbeitsabläufe verkürzen Sie den Zeitaufwand für kommunikative Aktionen.
Das macht manuelle Aufgaben überflüssig und steigert somit die Produktivität.

Wir zeigen Ihnen den Weg dahin und liefern Ihnen Ihre gewünschten Lösungen.

BEARBEITEN

VERTEILEN

ARCHIVIEREN

KONTROLLIEREN

Vorteil PDF

Was macht das PDF im Dokumentenmanagement oder Formularbereich so einzigartig?

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Layout bleibt Layout

Kein Neuerstellen! Die Übernahme Ihrer Druckdaten in das PDF Format garantiert die Einhaltung Ihrer Corporate Identity. Jetzt noch einen Schuss Logik hinein und alles passt.

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Investitionssicher

Aufgrund der offenen Standards PDF und XML besteht langfristig Investitionssicherheit. Teure Insellösungen oder nie endende
Softwareprojekte adé!

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Interaktiv

Pflichtfeldprüfung, Ausfüllhilfen oder Datumsvalidierung sind nur einige der vielfältigen Möglichkeiten, PDF-Dokumente interaktiv zu gestalten. Schnell und individuell umsetzbar.

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Barrierefrei

Zugänglichkeit für Alle! Eine gleichberechtigte Teilhabe von Menschen mit Behinderung am Leben in der Gesellschaft setzt schrankenlose Kommunikation voraus. Mit PDF realisierbar!

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Perfekte Archivierfunktion

Der Zugang zu Daten setzt eine optimale Such- und Archivfähigkeit voraus. Die geringe Speichergröße von PDF-Dokumenten sorgt für einen guten Zugriff und hervorragende Zugänglichkeit.

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Einfach zu bedienen

Übersichtliche Dokumente oder Formulare, die im Hinblick auf eine klare Nutzerführung und Lesbarkeit ein leichtes Eintragen und Bearbeiten ermöglichen. Ihre Mitarbeiter werden es danken.

Kundenlösungen

Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Ablaufprozess. Diesen mit einer statischen Software abzubilden ist schwierig oder nur sehr kostenintensiv zu erreichen.
Die hier gezeigten Beispiele und Lösungen stellen die Vielfältigkeit von PDF dar. Klar auf den Kunden zugeschnitten aber doch für alle zukünftigen Wege flexibel.

Antragsformular für Versicherungen

Gesucht wurde eine schnell zu realisierende und etatsichere Lösung zum Vertrags- bzw. Antragsmanagement. Die über 200 Versicherungsmakler sollten über die bekannten Formulare, klar und eindeutig benutzergeführt werden. Denn fehlerhafte oder unklar ausgefüllte Anträge sorgten innerhalb des Unternehmens für einen hohen Personalaufwand zur Fehlerbeseitigung. Kunden mussten zu lange auf die Freigabe Ihres Antrages warten. Die darauf folgende Datenerfassung war eine weitere Fehlerquelle.

Das Layout der Formulare entspricht der Printversion. Somit musste keine teure Neuerstellung für ein digitales System erstellt werden und der Anwender sich nicht in eine neue Logik eindenken. Während der Einführungsphase konnten die print- und digitalen Anträge genutzt werden. Ein Verlust von Daten war somit auf Null.

Tarife werden innerhalb des Dokumentes berechnet. Gleichzeitig werden die  Eingaben auf Logik überprüft. Unleserliche oder unklare Formulare gehören somit der Vergangenheit an. Änderungen oder Anpassungen an das Layout des Formulars können jederzeit von Typo Art ausgeführt werden. Zum Schluss muss nur die Datenlogik übergeben werden. Über XML Schnittstellen können die so eingegebenen Daten in das Verwaltungssystem des Unternehmens übergeben werden.

Um den papierlosen Prozess des Unternehmens noch weiter zu vervollständigen, wurden alle Unterschriftsfelder digital signierbar gemacht. Mit Hilfe von angeschlossenen Unterschriftspads kann beim Kunden vor Ort die Unterschrift digital getätigt werden.

Barrierefreiheit für Firmenbroschüre

Eine Imagebroschüre eines Dienstleisters im sozialen Bereich. Selbstverständlich sollte die auf der Webseite verfügbare digitale Version auch generell Personen mit oder ohne Behinderung zugänglich gemacht werden. Eine Aufgabe für Typo Art.

Die Barrierefreiheit wurde so früh wie möglich in den Erstellungsprozess einbezogen. Typo Art hat bereits in der Layoutphase mit Hilfe von Tags und einer logischen Struktur den Grundstein für die Barrierefreiheit gelegt.

Trotz intensiver Prüfungen können nicht alle technischen Zugangsbedingungen final und vollständig sein. Anwender und Nutzer können per Rückmeldung Verbesserungen oder Änderungen vorschlagen. Diese werden in einem bestimmten Zeitraum übernommen und in das PDF eingepflegt. 

Reisekosten als interaktives Formular

PDF Formulare haben viele Vorteile bei kritischen Kommunikationsprozessen innerhalb von Abteilungen. In diesem Beispiel wurde die Reisekostenerfassung für die Abteilung Rechnungswesen via interaktiven Formular auf PDF-Basis optimiert.

Das Merkmale der Papierdokumente sollte beibehalten bleiben: einfache Bedienung und optische Vertrautheit. Gleichzeitig war Datenschutz ein großes Thema. Fehlerüberprüfung bei Eingabe und gleichzeitige Datenprüfung waren die Vorgabe.

Ein intern aufwändig hergestelltes Excel-Dokument sollte die Papierlösung ersetzen. Die ausgefüllten Formulare konnten jedoch oft nicht genutzt werden, da individuelle Änderungen der Nutzer am Dokument ausgeführt wurden. Weiterhin entsprach die Benutzerführung nicht den Richtlinien des Unternehmens.

Der Kunde wollte eine  einfache und überschaubare Lösung. Es war von vornherein ausgeschlossen, ein teures Backend anzubinden. Eine solche Implementierung hätte dem Kunde zu lange gedauert. Die eingegebenen Daten können via XML ausgelesen und ins eigene System praktisch übergeben werden.

BeispielE

Hier finden Sie einige Beispiele, was mit der PDF-Technik realisiert werden kann. Die Beispiele sind kostenfrei und sind zur privaten Nutzung freigegeben*.

Dynamische PDF-Dateien werden Ihnen als .zip-Archiv zum Download angeboten. Alle anderen PDF Beispiele können direkt über Ihren Browser getestet werden.

Freistellungsantrag – Dynamisches Formular (DEMO) Je nach Umfang der angegebenen Konten, erweitert sich der Seitenumfang des Dokumentes. Einträge werden verifiziert und Abfragen auf Plausibilität geprüft. Dialogfenster informieren den Anwender auf Gegebenheiten und Vorgaben.
Maklerbroschüre – Interaktives Formular (DEMO) Ein einfacher Flyer, der über interaktive Schaltflächen mehrere Zusatzinformationen einblendet. Diese Informationen (z. B. individualisierte Preise) können je nach Anwender/Leser unterschiedlich ausfallen. Das CD bleibt trotzdem bestehen.
Fahrtkostenerstattung – Dynamisches Formular (DEMO) Ein Formular mit allen notwendigen Berechnungen, die den Erstattungsbetrag einfach und vollständig darstellen. Neue Einträge können beliebig addiert oder werden. Das Formular umbricht automatisch und gleicht die Seite an.
Wohnungsübergabeprotokoll – Dynamisches Formular (DEMO) Ideal zur Protokollierung von Ein- und Auszug von Wohnung oder Haus. Formularfelder ergänzen sich je nach Umfang der Räumlichkeiten. Digitale Signaturen garantieren keine nachträglichen Änderungen.

Tischkalender 2021 (keine Interaktion) DIN A4 Kalender für 2021 inkl. aller gesetzlicher Feiertage zur freien Verfügung

* keine Gewährleistung durch Typo Art

PDF in Ihrem unternehmen

Unsere Beispiele gefallen Ihnen? Das freut uns. Schauen Sie sich auch dazu unsere Videos zum Thema PDF an und 
finden Sie heraus, was PDF für Ihr Unternehmen tun kann. Finden Sie mit uns gemeinsam Lösungen zur 
Bewältigung Ihrer Kommunikationsprobleme, der Aktenflut im Büro oder fehlender Informationen im Homeoffice.

Was Kunden dazu sagen...

In unseren heutigem Geschäftsprozess ist die PDF-Lösung nicht mehr wegzudenken. Unsere interne Kommunikation ist darauf aufgebaut - ohne Schnickschnack! Typo Art hat uns perfekt auf diesen Weg gebracht.

Einer unserer Kunden und seine aussage zur Arbeitsweise der PDF Profis. Thema PDF und wie Sie dieses in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Typo Art, die PDF Profis aus Mannheim. Kontaktieren Sie uns.
Walter Stein
Einkauf IT Dienstleistungen

Die Umstellung auf programmierte PDF-Formulare reduzierte den Zeitraum von Antragerstellung bis Freigabe um die Hälfte. Fehleingaben und Rückfragen sind fast auf Null. PDF: Für uns die günstigste und beste Lösung!

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Fransiska Wagenknecht
Marketing Versicherung

Unser Freigabeprozedere bei Personaleinsätzen war für unser Team bei 53 Mitarbeitern immer eine Herausforderung. Seit wir den PDF-Workflow von Typo Art einsetzen, können wir das nicht nur papierlos sondern auch einheitlich lösen.

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Rulf Heckenhauer
Teamleiter HR / Maschinenbau

Kontakt

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