Man kann es kaum glauben – der Papierverbrauch steigt trotz Digitalisierung. Fast jeder zweite weltweit industriell gefällte Baum wird zu Papier verarbeitet. Und Deutschland ist hier Spitzenreiter. Lt. eines Berichtes des ZDF von 2019 verbraucht allein jeder Deutsche im Durchschnitt pro Jahr 241,7 kg Papier. Damit konsumieren wir fast die fünffache Menge eines durchschnittlichen G-20 Bürgers, der pro Jahr und Kopf nur 57 kg nutzt. Hintergrund: Immer mehr Menschen in Deutschland bestellen im Internet. Die Ware muss verpackt werden. Liefer- und Retourenscheine werden ausgedruckt und der Ware beigelegt und Gutscheinflyer hinzugefügt. Ökologisch gesehen ist dieser Verbrauch nicht tragbar und hat weitreichende Folgen.
Jeder Einzelne kann aber diesen Verbrauch reduzieren. Mit einfachen Hilfsmitteln ohne auf den eigenen Konsum verzichten zu müssen. Das Portable Document Format – kurz PDF – kann hier die Lösung sein.
Das PDF-Format nimmt in Unternehmen und Privathaushalten einen immer höheren Stellenwert ein. Aufgrund seiner universellen Verwendungsmöglichkeiten und seiner langfristig garantierten (Stand heute) Archivierungstechnologie, ist dieses Format das Mittel zum Zweck: Das papierlose Büro.
Aber auch wenn man selbst schon auf diesem Schritt ist und seinen Papierverbrauch und die Druckausgabe mit Hilfe von PDF stark reduziert hat, wird man tagtäglich mit Formularen, Dokumenten, Briefen o. Ä. in Papierform konfrontiert. 90% davon werden in Aktenordnern abgeheftet. Das Ergebnis: Platzverbrauch und fehlende Suchlogik.
Als Medienunternehmen hat Typo Art in den vergangenen Jahren dahingehend viele Lösungen ausprobiert und einige übernommen. Sei es für den eigenen oder den Kunden-Workflow. Doch durch die rasante Entwicklung im Smartphone-Bereich gibt es etliche intelligente Lösungen auch für den Hausgebrauch.
Eine Lösung ist uns allerdings ganz besonders ins Auge gefallen: Adobe Scan.
Adobe Scan ist eine kleine Applikation für IOS und Android-Geräte. Die App ist kostenfrei und wird von der Firma Adobe vertrieben. Die Funktionsweise ist schnell erklärt: Mit Ihrem Mobilgerät können Sie beliebige Inhalte in qualitativ hochwertige PDF-Dateien scannen. Die mobile Scan-App verwandelt Ihr Mobilgerät in ein leistungsstarkes und intelligentes Werkzeug zum Scannen und zur Texterkennung, mit dem Sie Dokumente und Whiteboards schnell erfassen und in Adobe PDF-Dateien umwandeln, die Sie u. a. durchsuchen, mit Anmerkungen versehen, ausfüllen, signieren und bearbeiten können.
Die Software scannt in einer bemerkenswerten Geschwindigkeit und Genauigkeit. Die OCR-Erkennung läuft perfekt. Gescannte Visitenkarten können in die Kontaktliste fast fehlerfrei übernommen werden. Durch die OCR-Erfassung sind alle Dokumente im Volltext durchsuchbar.
Einziger Kritikpunkt: Digitalisierte Dokumente werden automatisch in der hauseigenen Document Cloud gesichert und auch dort verwaltet.
Fazit: Wieder ein kleines, praktisches Werkzeug für den Hausgebrauch, um dem Ziel des papierlosen Büros näher zu kommen.
Im Zusammenhang zum Thema „Digitalisierung“ verweisen wir auch auf die Foresight-Studie „Digitale Arbeitswelt“ von 2016. Die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales in Auftrag gegebene Studie definiert den Status Quo und gibt interessante Handlungsempfehlungen aus.
Photo by Thought Catalog from Pexels
