Drei einfache Top Regeln für die Korrektur im PDF. Gerade in Zeiten der Digitalisierung kommt es uns oft so vor, als würden unsere digitalen Verpflichtungen keineswegs weniger werden. Im Gegenteil. Sie nehmen immer mehr Zeit in Anspruch. Hier eine Mail beantworten, da auf einen Post reagieren oder sich in die neue Konferenzsoftware einarbeiten. Da bleibt für das operative Tun recht wenig Luft. Dann ist ein guter Arbeitsablauf gefragt.
Auch in unserem PDF-Workflow ist die komplette Digitalisierung Mittel zum Zweck. Insbesondere bei der Korrekturphase. Kunden erhalten nach jedem Änderungsschritt das Dokument zur Prüfung und Korrektur. In dieser Datei werden dann vom Auftraggeber die gewünschten Änderungen digital vermerkt und wieder an uns gesendet. So der optimale Weg!
Oft kommt es vor, dass Kunden die Seiten des PDFs ausdrucken, händisch korrigieren, wieder Einscannen und an uns zurücksenden. Das ist eine Menge unnötige Arbeit. Und kostet viel Zeit. Für beide Seiten. Darüber hinaus verzerrt es den angedachten Workflow. Zur eindeutigen Identifizierung vermerken wir unsere Korrekturläufe mit einem speziellen Code. Der ist bei einem Scan dann natürlich hinfällig. Diese Vorgehensweise wird in den meisten Fällen aus Unwissenheit gemacht. Oft hören wir, dass man nur die Reader Version hat und nicht die Vollversion von Acrobat. Aber auch mit der Reader Version sind Anmerkungen, Notizen oder andere Markierungen möglich. Und das vollkommen kostenfrei.
So fangen Sie an
Nach dem Öffnen des Readers und des Dokuments sehen Sie auf der rechten Seite eine Menüspalte. Dort befindet sich der Begriff „Kommentieren“. Darauf geklickt, erscheint im oberen Programmbereich eine Zeile mit Korrektur-Werkzeugen. Jedes einzelne Piktogramm ist für unterschiedliche Anforderungen bestimmt. Diese hier zu erklären, würde den Rahmen sprengen. Aber wir möchten Ihnen ein kleines Regelwerk aufzeigen, mit dem Sie auf jeden Fall Nerven und Zeit beim Korrekturlauf sparen.
Was ist beim digitalen Korrigieren im PDF zu berücksichtigen? Drei einfach zu merkende Top Regeln:
– Nutzen Sie möglichst konsequent für jeden Fehlertyp dasselbe Korrekturwerkzeug.
Somit bleiben die Anweisungen übersichtlich und verständlich. Nachfolgende Leser finden sich besser zurecht. Auch Sie behalten den Überblick.
– Markieren Sie einen Fehler nur einmal mit dem entsprechenden Werkzeug.
Wenn Sie einen Text markiert haben, nutzen Sie die Kommentarfunktion im Kommentarmenü. Fügen Sie keine weitere Notiz hinzu, um darin Ihre Änderung oder Wünsche zu vermerken. Ansonsten wird alles unübersichtlich und verwirrt.
– Verfassen Sie zu jeder Markierung einen Kommentar.
Auch wenn Sie beispielsweise das Durchstreichen-Werkzeug verwenden. Schreiben Sie dann in das Kommentarfeld „entfernen“ rein. Somit erkennt der Leser genau, was zu tun ist.
Diese drei kleinen Regeln helfen, Korrekturen und Änderungswünsche einfach und verständlich in das PDF einzutragen. Unnötiges Nachfragen entfällt in den meisten Fällen. Das digitale Korrigieren spart viele Arbeitsschritte und somit Ihre wertvolle Zeit! Und mehr Spaß macht es auch. Probieren Sie es doch gleich mal aus.
„Im Interesse der Lesbarkeit haben wir auf geschlechtsbezogene Formulierungen verzichtet. Selbstverständlich sind immer Frauen und Männer gemeint, auch wenn explizit nur eines der Geschlechter angesprochen wird.“
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