Was hat ein Burgkonzert mit PDF zu tun?

Das können wir Ihnen sagen: Nichts. Oder sagen wir es so: Es hat nichts direkt miteinander zu tun. Hier die Geschichte.

Die Musikerband T-Band ist eine 7-köpfige Profi-Combo aus dem Weinort Schriesheim an der Bergstraße. Ihr Repertoire geht von Oldie- bis zu Modern-Rock. Seit über 25 Jahren begeistert die Band bei etlichen Auftritten jung und alt und hat sich in der Metropolregion Rhein-Neckar als feste Größe etabliert. Wie so viele Künstler, hat auch diese Band nun schon seit über einem Jahr keinen öffentlichen Auftritt gehabt. Dank Corona. Die Band wollte aber das so aber nicht hinnehmen und organisierte ein Konzert auf der Strahlenburg der Extraklasse. Die Location, die Technik und die ausgewählten Musikstücke rundeten das Gesamtprogramm ab. Allerdings fehlten die Zuschauer. Denn ganz coronakonform wurde bei diesem Konzert direkte Besucher ausgeschlossen. Das Konzert konnte via YouTube als Livestream verfolgt werden.

Künstler müssen auf die Bühne. Egal in welcher Form der Auftritt stattfindet. Er sollte nur strukturiert sein, jeder sollte ihn nutzen können und alle sollen dabei Spass haben. Eigentlich genauso, wie bei einem guten, funktionierenden PDF. Das fand auch Typo Art, der PDF Profi. Darüber hinaus hält das Mannheimer Unternehmen Kultur für sehr wichtig. Und genau aus diesem Grund, spendete das Unternehmen an dieses Vorhaben, um die entstandenen Kosten einzudämmen.

Sie sehen also, irgendwie hat alles mit allem doch irgendwie zu tun.

Den Video-Link zu dem Konzert finden Sie hier. Viel Spaß dabei.

Schnell weg, 2020!

Ein verheerender Virus, politische Gewalt, verwirrte Staatsmänner und verquere Verschwörungstheorien und etliche weitere negative Themen bestimmen das Jahr 2020. Wenn man sich umhört, möchten die meisten auf den 1. Januar 2021 vorspulen und das Jahr 2020 abhaken. Das geht natürlich nicht.

Aber wir können ihnen zumindest mit einen kleinen kostenfreien PDF-Kalender die Aussicht auf das kommende Jahr 2021 angenehmer machen. Diesen können Sie sich ausdrucken (DIN A4) oder als Desktop-Hintergrund als eine Art Wandkalender auf Ihren Monitor bereitstellen. Mit allen gesetzlichen Feiertagen der Bundesrepublik.

Ob es allerdings ein besseres Jahr wird, steht in den Sternen. Es wird auf jeden Fall ein anderes.

Download PDF-Kalender 2021

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Keep it simple

Geht es Ihnen auch manchmal so, dass Sie bei bestimmten Themen einfach zu kompliziert denken und vielleicht auch handeln? Und am Ende sagt man: "Warum habe ich eigentlich so lange rumgemacht?". Trösten Sie sich, Sie sind nicht alleine. In vielen Bereichen, ob privat oder beruflich, besteht die Gefahr des Verzettelns. Meistens geht es gar nicht darum, dass man nicht das notwendige Fachwissen hat. In den meisten Fällen ist ausschlaggebend, dass man keinen Plan hat und diesen Schritt für Schritt abarbeitet. Weiterhin setzt man das gewünschte Ergebnis zu hoch und hat nur noch dieses krampfhaft im Blick. Manchmal ist aber eine kleine Richtungsänderung auf dem Weg zum Ziel notwendig. Je einfacher wir uns diese kleinen Schritte machen um so eher erreichen wir das Ziel.

Keep it simple and stupid. Mach es einfach und beherrschbar. Das Kiss Prinzip verdeutlicht einen möglichen Ansatz, dem Problem Herr zu werden.

Als Urheber des KISS-Prinzips wird allgemein der Luftfahrtingenieur Clarence (Kelly) Johnson (1910-1990) angegeben. Johnson war Forschungsingenieur bei Lockheed. Bei der Entwicklung von Triebwerken, entwickelte er einen Workaround, der die möglichst einfache, minimalistische und leicht verständliche Lösung eines Problems darstellte. Sein Problem: Ein defektes Triebwerk war für einen Feldmechaniker schier nicht zu reparieren. Damalige Flugzeugtypen mussten in den Hangar. Zu komplex war das System und zu viele Handgriffe und Werkzeuge wurden benötigt. Johnson reduzierte und vereinfachte. Am Ende konnte der Feldmechaniker das Triebwerk selbst unter widrigsten Umständen reparieren.

Genau das ist auch unser Prinzip bei der Entwicklung von PDF-Lösungen. In den seltensten Fällen setzen wir auf intensive und ressourcenfressende Softwareeinsätze. Wir nutzen das Bestehende und ergänzen es mit einfacher Technik, die jeder nutzen und benutzen kann. Wir sehen das als ein ganz wichtiges Kriterium. Der Mitarbeiter wird das Produkt nicht nutzen, wenn es für ihn zu unlogisch, komplex und schwierig zu erlernen erscheint. Mit dem PDF-Format liegt ein intuitive Werkzeug vor, welches wir mit Programmierungen und kreativen Ideen ausreizen. Ohne gigantische Softwareinvestitionen und langfristige Projekte. PDF. Ein vielfältiges Datenformat.

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Off-Topic: Digitalisierung jetzt! Wo steht Europa?

Digitalisierung und künstliche Intelligenz - Wo steht Europa und was bedeuten die Begriffe eigentlich? Vor Jahrzehnten entsprach die Digitalisierung noch der Art, dass man eine analoge Vorlage auf einen Scanner legte und mit Hilfe von Soft- und Hardware diese entsprechend in Bits umwandelte. Für die grafische Industrie damals ein Quantensprung. Wenige Unternehmen nutzen frühzeitig diese neue Technologie und bauten darauf ihr verändertes Geschäftsmodell.

Heute, im Jahre 2020 steht das Wort Digitalisierung aber für etwas grundlegend anderes. Es steht für die Vernetzung und Bereitstellung von Informationen und Daten in einem vollkommen neuen Ökosystem. Das Hauptwort lautet: "künstliche Intelligenz (AI)".
Die Corona-Krise hat gezeigt, dass Deutschland nicht unbedingt das Schlusslicht bei diesem Thema ist. Aber ganz vorne sind wir auch nicht. Insbesondere im Bildungsbereich sind starke Defizite in der Bereitstellung von digitalen Mitteln zu verzeichnen. Jeder hatte davon schon vor Corona gewußt. Aber keiner hat es ändern wollen oder können. Anträge der staatlichen Corona-Hilfe wurden zwar digital in Form eines PDF-Dokuments zur Verfügung gestellt, mussten aber ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt und dann wieder eingescannt werden. Videokonferenzen wurden mit eiligst teuer eingekaufter Software realisiert, um zu erkennen, dass die eigene Bandbreite teilweise nicht reichte. Bei führenden Industriezweigen merkt man plötzlich, dass man bestimmte Technologien entweder verschlafen oder wegen wirtschaftlicher Desinteresse nach hinten verschoben hat. Noch vor 10 Jahren wäre es undenkbar gewesen, dass ein kleiner Autobauer aus Palo Alto die gesamte europäische Autoindustrie vor sich herschiebt. Undenkbar, dass ein Suchmaschinen-Unternehmen aus den USA faktisch den Internetmarkt beherrscht und Schritt für Schritt den Alltag der Menschen begleitet.

Sind uns Länder, wie USA und China wirklich so weit voraus und wenn ja, warum?

Grund genug, sich mal mit diesem Thema näher zu befassen. Wo steht Deutschland und im allgemeinen Europa bei der künstlichen Intelligenz im Gegensatz zum Rest der Welt? Thorbjørn Jagland, Generalsekretär des Europarates sagte 2019 auf einer Konferenz: "Man weiss, dass KI die Lebensweise revolutionieren wird. In den Bereichen Medizin, Kommunikation und Verkehr gibt es unendlich neue Möglichkeiten. Aber die Folgen des Fortschritts des KI für Demokratie, Menschenrechte und Rechtsstaatlichkeit sind noch unklar." Und hier wird klar, in welchem Dilemma sich die EU befindet. Zum einen erkennt man die Chancen. Diese werden aber sehr schnell von den Risiken überschattet. So etwas blockiert und macht es dem leichter, der die ethischen Auswirkungen eines boomenden KI-Marktes nicht ganz im Focus hat. Jedoch benötigt Europa ein wirklich robustes KI-System, um das wirtschaftliche Wachstum im nächsten Jahrzehnt steigern zu können. Darüberhinaus werden die gesellschaftspolitischen Konsequenzen weitaus beunruhigender sein als alle wirtschaftlichen Auswirkungen, da sich die EU für immer den Algorithmen fremder Nationen untergeordnet und von diesen abhängig sein wird.

Die USA und China sind wirklich sehr weit. Aber durch die allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) und andere Rahmenbedingungen hat sich Europa ein wenig Zeit verschafft und konnte so den unkontrollierten Einfluss dieser Länder ein wenig eindämmen. Das wird aber nicht reichen. Europa benötigt dringend ein eigenes KI-System. Wir sehen Deutschland als Hauptinitator zum Erreichen dieses Ziels. Wir müssen aber unsere Hausaufgaben machen - jetzt!


Das Startup-Unternehmen Augustus Intelligence hat in einem interessanten Artikel von Bill Webster auf acht Möglichkeiten hingewiesen, wie die EU das Rennen um ein funktionierendes KI-System in den Griff bekommen könnte:

1. Europa muss seinen Bürgern grundlegende digitale Fähigkeiten vermitteln. Grundlage für KI ist eine technologisch versierte Bevölkerung.

2. Forschung im Bereich der KI muss interessant und neugierig gemacht werden.

3. Es müssen Anreize für die Schaffung von KI-basierten Unternehmen gemacht werden. Klare und einfache Rahmenbedingungen sind Voraussetzung.

4. Es müssen Anreize für die private Finanzierung von Startups geschafft werden. Forschung kann unter politischem Schutz zum Blühen gebracht werden.

5. Unterentwickelte europäische Märkte und ländliche Regionen können als Basis von Entwicklung und Forschung dienen.

6. Konventionelles in Unkonventionelles umbauen. Neue Marktkategorien sind zu entwickeln.

7. Europa hat das Talent zu standardisieren. Ein absolut notwendiger Schritt für ein robustes KI-System.

8. Europa muss mit seiner einzigartigen gesetzgeberischen Entwicklung diese europäische KI-Marke ausserhalb des Kontinents bilden.

Die nächsten Jahre werden es zeigen, wohin Europa und insbesondere Deutschland steuern wird. Es bleibt spannend. Und bestimmt erinnern Sie sich an diesen Artikel, wenn Sie wieder mal ein PDF per Mail zugeschickt bekommen, dieses ausdrucken, handschriftlich ausfüllen und als Scan per Mail zurücksenden. Vielleicht sollten Sie spätestens da Ihre eigene digitale Fähigkeit überdenken.

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Vorteile eines papierlosen Büros hinterfragt

Ohne Frage, wir stehen dem Gedanken des papierlosen Büros sehr positiv gegenüber. Das PDF-Format ist auch unserer Meinung nach der Schlüssel dafür und die Technik bietet auch für KMUs die optimale Lösung.

Schon vor 30 Jahren wurde von Zukunftsforschern und Analysten das papierlose Büro vorausgesagt. Tatsächlich ist in den Printmedien das Volumen gewaltig zurückgegangen. Print on Demand ist das Schlüsselwort. In den Büros wird allerdings weiterhin mehr denn je gedruckt. Siehe auch unseren Blog "PDF-Tools für mehr Effizienz".
Für viele Mitarbeiter ist es schwierig, nicht in altes Fahrwasser zu geraten, obwohl die technischen Möglichkeiten vorhanden sind – und man am Anfang bestimmt die besten Absichten hat. Zu verlockend ist althergebrachtes weiter zu nutzen, weil die Alternative zu kompliziert erscheint oder einfach nicht funktioniert.

Vor einiger Zeit fiel uns ein Schaubild mit den Vorteilen eines papierlosen Büros auf. Das fanden wir toll, passte es doch für unser eigenes Marketing. Es unterstrich die Aussagen, die wir bei Gesprächen mit unseren Kunden selbst immer wieder verwenden. Während wir das Schaubild betrachteten und kommentierten, fiel allen Beteiligten etwas auf. Jeder aufgeführte Vorteil konnte auch wiederum einen Nachteil mit sich führen. Wir begannen ein Gedankenspiel aufzubauen. Möchten Sie dabei sein? Bitteschön:

Vorteile / Nachteile des papierlosen Büros.

Vorteil 1
Zugriff auf relevante Daten innerhalb von Sekunden von überall auf der Welt!
Ok, das passt. Das ist ein Vorteil und wir können keinen Nachteil aufführen. Home-Office-Anwender wissen um diesen Vorteil und wollen ihn nicht missen. Eine papierbasierte Variante kann das definitiv nicht.

Vorteil 2
Weniger Bedarf an Büroraum durch die Einsparung von Aktenschränken und Quadratmetern spart zusätzlich Kosten!
Ja, auch da sind wir dabei. Allerdings gilt es zu beachten, dass auch digitale Daten Platz brauchen. Festplattenplatz ist zwar günstig geworden und kann portabel eingesetzt werden. Aber dezentrale Datenablagen birgen die Gefahr der Unübersichtlichkeit. Eine Serverlösung sollte angedacht werden. Ein eigener Serverraum? Eine eigene IT? Wenn nicht schon vorhanden, braucht man auch dafür Platz. Oder einen guten und vertrauenswürdigen Dienstleister, der das für einen übernimmt.

Vorteil 3
Vertrauliche Informationen können digital vor unbefugten Zugriff geschützt werden!
Sensible Papierdokumente verschliesst man im Firmentresor. Diesen ohne Schlüssel zu öffnen, bedarf es einer hohen kriminellen Energie. Man muss ins Gebäude gelangen, den Tresor öffnen und das Gebäude wieder unerkannt verlassen. Digitale Dokumente verschliesst man mit Hilfe von Software oder einer Kombination aus Software/Hardware und platziert sie irgendwo auf dem Server, der ebenfalls entsprechend gesichert ist. Auch hier muss ein Eindringling das erst finden. Dazu muss er aber nicht sein Haus verlassen und hat eher die Chance, sein kriminelles Tun zu verschleiern. Der Vorteil ist also, dass man digital schützen kann. Das hat viele Möglichkeiten. Die Information muss aber damit nicht unbedingt sicherer geschützt sein. Das gilt es zu bedenken.

Vorteil 4
Dokumente sind digitalisiert und durch Backups gesichert. Es entfällt die Gefahr des Verlustes durch Diebstahl, Feuer- oder Wasserschäden!
Definitiv ja. Aber da müssen wir auf den Hinweis im Vorteil 2 verweisen. Grundvoraussetzung ist eine logische und kluge IT-Kombination. Durch die neue Technik entstehen natürlich neue Gefahren. Ransomware, Stromausfälle, alte Technik nur um wenige zu nennen.

Vorteil 5
Druckkosten und -material werden drastisch reduziert!
Ja, das ist richtig. Dafür werden die Investitionen im IT-Bereich steigen. Und das wird mit Sicherheit ein höherer Posten werden. Die immer kürzeren werdenden Intervalle bei bei der Entwicklung der Computertechnik, setzten ständige Aktualisierungen von Hard- und Software voraus.

Vorteil 6
Einsparung von Arbeitskosten!
Hier waren wir uns alle nicht so sicher. Einige stimmten dem zu. Andere waren überzeugt, das sich diese Kosten verlagern werden. Wir haben uns dann auf folgendes geeinigt: Unentschieden. Entscheidend wird der individuelle Workflow sein, den man vereinbart hat!

Vorteil 7
Compliance kann leichter umgesetzt werden!
Die betriebswirtschaftliche Umschreibung für Regelkonformität und regelkonformes Verhalten dient unter anderem zur Realisierung eines einheitlichen Geschäftsprozesses. Papierlose Mittel tragen dazu bei. Das ist ein ganz klarer Vorteil. Der Informationsfluss ist schneller, Zugriffe können protokolliert werden, alles wird systematischer und verständlicher.

Fazit: Die Umstellung auf eine papierlose (wir nennen es lieber erstmal papierreduzierte) Büroumgebung hat Vorteile. Die Umsetzung ist für jedes Unternehmen individuell und benötigt einen Plan. Wir sind der Meinung, dass das PDF-Format dafür das geeignete Mittel ist. Mindestens aber das Werkzeug auf dem Weg dort hin. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen können sich damit eine intelligente Strategie aufbauen.


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PDF: Die vielen Sprachen im Unternehmen

Einfach kommunizieren - Typo Art auf Youtube.
Wie erklärt man die Vorzüge eines Produktes? Am Besten in der Form eines Videos. In unserem Fall in Form eines einfachen Erklärvideos. Ein komplexes Thema auf wenige Sekunden runtergebrochen. Interessiert? Dann laden wir Sie gerne zu einem Besuch unseres Videokanals ein.

Das Video zeigt das Problem auf, mit welchen unterschiedlichen Mitteln und Formen in Unternehmen kommuniziert wird. Excel, Word, handschriftliche Notizen tragen alle dazu bei, das viele Informationen nicht zentral an den Empfänger kommen. PDF kann die Lösung sein.