PDF-Profi Blog zum Thema statisches PDF und dynamisches PDF und deren Viewer

Was nehme ich denn nur?

Es ist schon praktisch: Mit einem Klick auf ein PDF-Dokument startet der dazugehörige Viewer und zeigt das PDF an. Doch plötzlich stellt man fest, hier stimmt was nicht. Elemente oder Bilder werden nicht dargestellt oder Berechnungen nicht summiert, Interaktionen nicht ausgelöst. Was ist da los?

Welcher PDF Viewer darf es sein?

Noch vor wenigen Jahren gab es im Bereich der PDF-Betrachtungssoftware wenig Mitbewerber. Beim Download eines PDF erhielt man den Einblender, doch bitte den Acrobat Reader von Adobe zu laden. Das hat sich in den letzten Jahren geändert. Die Anbieter der PDF-Viewer hat deutlich zugenommen. Betriebssysteme und Browser haben teilweise ihren eigenen Viewer. Das hat Auswirkungen auf die Interpretation des PDFs.

Große Reichweite vs. Logik

Bei PDF-Dokumenten, deren Inhalte meistens nur Bild oder Textinformationen sind, machen diese Viewer einen guten Job. Wir sprechen hier von sogenannten statischen PDFs. Sie sollen über eine große Reichweite mit allen gängigen Viewern zusammenarbeiten. Ihre Inhalte sollen einer möglichst großen Zielgruppe zukommen. Das können Unternehmensflyer, Sicherheitsdatenblätter, Produktinformationen u.a. sein. Selbstverständlich wird ein solches PDF auch noch weiterhin für die professionelle Druckerstellung benutzt.

Anders sieht es bei PDF-Formularen aus. Sogenannte dynamische PDFs. Sie sind in den meisten Fällen mit einer Programmierlogik versehen. In ihnen können individuelle Eingaben gemacht und/oder Berechnungen ausgeführt werden. Um diese Programmierlogik korrekt zu interpretieren, wird der Acrobat Reader zwingend vorausgesetzt. Er dient zur korrekten Ausführung (Runtime) des integrierten Codes. Einige Hersteller haben allerdings nachgebessert. Jedoch können diese nur rudimentär mit solchen PDF-Formularen umgehen.

Kostenfrei und funktionsfähig

Dynamische PDFs bzw. PDF-Formulare ermöglichen interessante innovative Lösungen für das eigene Business. Um deren vollständige und fehlerfreie Funktionalität nutzen zu können, kommen sie um den Acrobat Reader nicht herum. Was aber kein Problem sein sollte. Er ist kostenfrei.

Schauen Sie mal auf unserer Webseite zu den Beispielen. Da finden Sie einige dynamische PDFs zum ausprobieren.

„Im Interesse der Lesbarkeit haben wir auf geschlechtsbezogene Formulierungen verzichtet. Selbstverständlich sind immer 
Frauen und Männer gemeint. Auch wenn explizit nur eines der Geschlechter angesprochen wird.“

Bildquelle: Frage Vektor erstellt von pikisuperstar - de.freepik.com, modified by Typo Art, Texte teilweise aus Wikipedia übernommen.

Read More >>
Hauptbild des Artikels zjm Thema papierloses Büro - Vorteile und gibt es auch Nachteile?

Vorteile eines papierlosen Büros hinterfragt

Ohne Frage, wir stehen dem Gedanken des papierlosen Büros sehr positiv gegenüber. Das PDF-Format ist auch unserer Meinung nach der Schlüssel dafür und die Technik bietet auch für KMUs die optimale Lösung.

Schon vor 30 Jahren wurde von Zukunftsforschern und Analysten das papierlose Büro vorausgesagt. Tatsächlich ist in den Printmedien das Volumen gewaltig zurückgegangen. Print on Demand ist das Schlüsselwort. In den Büros wird allerdings weiterhin mehr denn je gedruckt. Siehe auch unseren Blog "PDF-Tools für mehr Effizienz".
Für viele Mitarbeiter ist es schwierig, nicht in altes Fahrwasser zu geraten, obwohl die technischen Möglichkeiten vorhanden sind – und man am Anfang bestimmt die besten Absichten hat. Zu verlockend ist althergebrachtes weiter zu nutzen, weil die Alternative zu kompliziert erscheint oder einfach nicht funktioniert.

Vor einiger Zeit fiel uns ein Schaubild mit den Vorteilen eines papierlosen Büros auf. Das fanden wir toll, passte es doch für unser eigenes Marketing. Es unterstrich die Aussagen, die wir bei Gesprächen mit unseren Kunden selbst immer wieder verwenden. Während wir das Schaubild betrachteten und kommentierten, fiel allen Beteiligten etwas auf. Jeder aufgeführte Vorteil konnte auch wiederum einen Nachteil mit sich führen. Wir begannen ein Gedankenspiel aufzubauen. Möchten Sie dabei sein? Bitteschön:

Vorteile / Nachteile des papierlosen Büros.

Vorteil 1
Zugriff auf relevante Daten innerhalb von Sekunden von überall auf der Welt!
Ok, das passt. Das ist ein Vorteil und wir können keinen Nachteil aufführen. Home-Office-Anwender wissen um diesen Vorteil und wollen ihn nicht missen. Eine papierbasierte Variante kann das definitiv nicht.

Vorteil 2
Weniger Bedarf an Büroraum durch die Einsparung von Aktenschränken und Quadratmetern spart zusätzlich Kosten!
Ja, auch da sind wir dabei. Allerdings gilt es zu beachten, dass auch digitale Daten Platz brauchen. Festplattenplatz ist zwar günstig geworden und kann portabel eingesetzt werden. Aber dezentrale Datenablagen birgen die Gefahr der Unübersichtlichkeit. Eine Serverlösung sollte angedacht werden. Ein eigener Serverraum? Eine eigene IT? Wenn nicht schon vorhanden, braucht man auch dafür Platz. Oder einen guten und vertrauenswürdigen Dienstleister, der das für einen übernimmt.

Vorteil 3
Vertrauliche Informationen können digital vor unbefugten Zugriff geschützt werden!
Sensible Papierdokumente verschliesst man im Firmentresor. Diesen ohne Schlüssel zu öffnen, bedarf es einer hohen kriminellen Energie. Man muss ins Gebäude gelangen, den Tresor öffnen und das Gebäude wieder unerkannt verlassen. Digitale Dokumente verschliesst man mit Hilfe von Software oder einer Kombination aus Software/Hardware und platziert sie irgendwo auf dem Server, der ebenfalls entsprechend gesichert ist. Auch hier muss ein Eindringling das erst finden. Dazu muss er aber nicht sein Haus verlassen und hat eher die Chance, sein kriminelles Tun zu verschleiern. Der Vorteil ist also, dass man digital schützen kann. Das hat viele Möglichkeiten. Die Information muss aber damit nicht unbedingt sicherer geschützt sein. Das gilt es zu bedenken.

Vorteil 4
Dokumente sind digitalisiert und durch Backups gesichert. Es entfällt die Gefahr des Verlustes durch Diebstahl, Feuer- oder Wasserschäden!
Definitiv ja. Aber da müssen wir auf den Hinweis im Vorteil 2 verweisen. Grundvoraussetzung ist eine logische und kluge IT-Kombination. Durch die neue Technik entstehen natürlich neue Gefahren. Ransomware, Stromausfälle, alte Technik nur um wenige zu nennen.

Vorteil 5
Druckkosten und -material werden drastisch reduziert!
Ja, das ist richtig. Dafür werden die Investitionen im IT-Bereich steigen. Und das wird mit Sicherheit ein höherer Posten werden. Die immer kürzeren werdenden Intervalle bei bei der Entwicklung der Computertechnik, setzten ständige Aktualisierungen von Hard- und Software voraus.

Vorteil 6
Einsparung von Arbeitskosten!
Hier waren wir uns alle nicht so sicher. Einige stimmten dem zu. Andere waren überzeugt, das sich diese Kosten verlagern werden. Wir haben uns dann auf folgendes geeinigt: Unentschieden. Entscheidend wird der individuelle Workflow sein, den man vereinbart hat!

Vorteil 7
Compliance kann leichter umgesetzt werden!
Die betriebswirtschaftliche Umschreibung für Regelkonformität und regelkonformes Verhalten dient unter anderem zur Realisierung eines einheitlichen Geschäftsprozesses. Papierlose Mittel tragen dazu bei. Das ist ein ganz klarer Vorteil. Der Informationsfluss ist schneller, Zugriffe können protokolliert werden, alles wird systematischer und verständlicher.

Fazit: Die Umstellung auf eine papierlose (wir nennen es lieber erstmal papierreduzierte) Büroumgebung hat Vorteile. Die Umsetzung ist für jedes Unternehmen individuell und benötigt einen Plan. Wir sind der Meinung, dass das PDF-Format dafür das geeignete Mittel ist. Mindestens aber das Werkzeug auf dem Weg dort hin. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen können sich damit eine intelligente Strategie aufbauen.


Photo by Alex Fu from Pexels

Read More >>
Titelbild zum Blogthema Sicherheit und PDF

PDF mit Sicherheit keine Sorge?

Der Einsatz des PDF-Formates findet immer stärkeren Einzug in Unternehmen. Verträge, Dokumente, Scans, Formulare, Beschreibungen, Rechnungen oder Anleitungen werden bevorzugt in diesem Format hergestellt. Diese Daten werden per Mail versendet, archiviert oder auf der Webseite veröffentlicht. Der Grund liegt auf der Hand: PDF-Dateien können plattformunabhängig eingesetzt werden. Egal über welches Betriebssystem oder Device der Empfänger die Datei öffnet – das Layout bleibt, zumindest im Idealfall, vollständig gleich. Besonders für Verträge oder elektronische Rechnungen ist das essenziell.

Hier lauern aber auch Gefahren. Heise online hat bereits im Dezember 2019 darauf hingewiesen, dass der weit verbreitete Eindruck, PDF-Dateien seien unveränderlich, so nicht stimmt. Selbst ohne die professionelle PDF-Software Adobe Acrobat können Daten modifiziert werden. Und das betrifft nicht unbedingt nur eine Veränderung der Inhalte. Das PDF-Format wird auch vermehr dazu genutzt um Schadcodes in Unternehmen zu tragen.
Denn Industriespionage geht heute oft andere Wege als früher. Statt sich Zugang zum Firmentresor zu verschaffen, setzen die Spione auf Schwachstellen in der IT-Ausstattung und geringes Risikobewusstsein der Computer-Nutzer. Sie senden etwa speziell präparierte Dateien per Mail an gezielt ausgewählte Angestellte. Öffnen diese das Dokument mit einer anfälligen Anwendung, wird ein Trojanisches Pferd installiert, das Daten ausspioniert oder von innen eine Hintertür ins Firmennetzwerk öffnet. Diese Art der Angriffe erfolgen in den letzten Jahren verstärkt mit Dateitypen mit der Endung .pdf.

Aber machen wir uns nichts vor: Selbst die stärkste Tür kann eine davorstehende kriminelle Energie nicht abhalten, sich Zugang zu verschaffen. Man kann es ihr aber sehr schwer machen.

Wir empfehlen daher folgende Tipps:

  • Erhöhen Sie Ihr Sicherheitsniveau. Bleiben Sie immer mit Ihrer PDF-Software aktuell und nutzen Sie Virenscanner.
  • Seien Sie kritisch, aus welcher Quelle das PDF-Dokument kommt. Öffnen Sie im Zweifelsfall das Dokument nicht.
  • Verwenden Sie Kennwörter für Ihre eigenen PDF-Dokumente mit Rechten. So können Sie festlegen, in welchem Umfang der Empfänger das Dokument nutzen kann.
  • Schwärzen Sie vertrauliche Inhalte direkt im PDF. Nicht in Ihrer Textverarbeitung "schwarze Schrift auf schwarze Fläche" stellen. Das funktioniert nicht, das beim PDF-Export Format und Inhalt separat gesichert werden.
  • Lassen Sie Ihre PDF-Dokumente mit empfindlichen Inhalten von einem professionellen und vertrauenswürdigen Dienstleister produzieren.

Das Thema Sicherheit ist eines der wichtigsten Punkte, die Unternehmen beachten müssen, wenn sie sich für eine PDF-Lösung entscheiden. Denn mit der richtigen PDF-Lösung können Unternehmen PDF-Dateien umfassend absichern – und damit Szenarien wie oben beschrieben im Voraus verhindern.

Photo by Life Of Pix from Pexels

Read More >>